Bez względu na to jakiego rodzaju rozmowę zamierzasz przeprowadzić dobrze jest wcześniej ją zaplanować. Warto mieć orientację na temat tego, z kim chcesz rozmawiać, kiedy zamierzasz zadzwonić, co powiesz, aby osiągnąć cel. Zaplanowanie tego nie wymaga pisemnego opracowania, pomocne będzie jednak ułożenie kilku kwestii w myślach.

I. Twój rozmówca.

Przemyśl z kim będziesz rozmawiał, albowiem od tego zależy w jaki sposób będziesz się zwracał do tej osoby. Nieoficjalnie możesz zwracać się do osoby, którą dobrze znasz np.: osoby, z którą współpracujesz. Bardziej oficjalnego tonu wymaga zwracanie się do osoby, której nie znasz np.: przyszłego pracodawcy.

II. Czas rozmowy.

Wybór właściwej pory na wykonanie rozmowy telefonicznej jest również niezwykle ważny. Telefon o zbyt wczesnej lub późnej porze nie jest wskazany. Jeśli chcesz dzwonić rano najlepiej wykonaj telefon po godzinie 10.00 jest to czas, kiedy większość firm rozpoczyna pracę. Osoba, z którą chcesz rozmawiać po przyjściu do pracy będzie miała czas na swobodne zaplanowanie swojej pracy, wypicie kawy i inne poranne czynności. Z kolei zaplanowanie rozmowy telefonicznej po godzinie 17.00 może być nieskuteczne, ponieważ większość firm kończy o tej godzinie pracę. Weź również pod uwagę , że w godzinach popołudniowych pomiędzy 12.00 a 13.00 wiele organizacji ma zaplanowaną, regulaminową przerwę na launch i telefon w tym czasie też nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

III. Miejsce rozmowy

Niezależnie od tego z kim rozmawiasz wskazane jest, aby zadbać o ciche pomieszczenie. Hałas uniemożliwi Ci swobodną wymianę informacji, dodatkowo może wywołać u Ciebie stres, a u Twojego rozmówcy zniechęcenie, bądź nawet zdenerwowanie, jeśli wielokrotnie będziesz prosił o powtórzenie wypowiedzi.

IV. Treść rozmowy

Planując rozmowę telefoniczną przemyśl dokładnie o czym chcesz rozmawiać, jakie sprawy chcesz omówić. Ułatwieniem będzie przygotowanie sobie planu rozmowy ujętego w kilka kluczowych punktach lub sporządzenie listy pytań. Dobrze też mieć pod ręką dokumentację dotyczącą sprawy poruszanej w trakcie rozmowy. Wyeliminuje to konieczność nerwowego poszukiwania odpowiednich dokumentów w czasie rozmowy. Dobrym rozwiązaniem będzie również wcześniejsze wysłanie odpowiednich dokumentów do rozmówcy drogą elektroniczną lub faksem. Dzięki takiemu rozwiązaniu będzie on miał czas, aby zapoznać się zakresem omawianych spraw.

V. Forma rozmowy

Zadbaj o to, aby być dobrze zrozumiałym. Używaj prostego i pozbawionego wieloznaczności języka. Unikaj skomplikowanych wyrażeń, które dla rozmówcy mogą okazać się obco brzmiące. Rozmowę powinieneś zakończyć podsumowaniem tego, co zostało omówione, zachęcając rozmówcę do potwierdzenia wspólnych wniosków.