List motywacyjny to dokument, który jest składany razem z CV, kiedy aplikujemy do przyszłego pracodawcy. Pismo to składa się również w innych celach, np. przy staraniach o awans czy podwyżkę. Jednak najczęściej list motywacyjny kojarzony jest z rozpoczęciem procesu poszukiwania pracy.

Krótkie przypomnienie w jakim celu tworzymy taki dokument. Model sporządzania dokumentów aplikacyjnych jest następujący – w CV umieszczamy konkretne dane dotyczące naszego wykształcenia, doświadczenia i umiejętności, które predestynują nas na dane stanowisko pracy. W skrócie, CV mówi czy kandydat w ogóle odpowiada oczekiwaniom pracodawcy. Natomiast list motywacyjny prezentuje go jako człowieka, z jego motywacjami, dążeniami, celami jakie sobie stawia. Dokument ten wiele przekazuje o charakterze i profilu psychologicznym osoby aplikującej, nie tylko o kompetencjach zawodowych.

Ważna rzecz, o której trzeba pamiętać to rozgraniczenie formy CV od listu motywacyjnego. Jednym z największych i najczęstszych błędów, wynikających prawdopodobnie z niewiedzy czym powinien być list motywacyjny, jest opisanie w nim faktów zawartych w CV. Nie ma potrzeby powielać informacji, które nie wnoszą nic nowego. Próba przekonania pracodawcy, że nadajemy się na określone stanowisko, bo ukończyliśmy taką, a nie inną szkołę czy też legitymujemy się konkretnym doświadczeniem, to nie do końca właściwa droga do sukcesu. Przecież wszystko to rekruter przeczyta w naszym życiorysie. Listem motywacyjnym mamy przekonać go do siebie przedstawiając swoje atuty, cechy i kompetencje przydatne na stanowisku, na które aplikujemy.

Kolejnym błędem jest styl pisania listu motywacyjnego. Należy pamiętać, że jest to dokument biznesowy i powinien spełniać określone kryteria. Niech nas nie poniesie wyobraźnia, zachowajmy umiar. Unikajmy zbyt kwiecistych i długich zdań czy wymyślnych metafor. Niedopuszczalne jest używanie niezrozumiałego języka czy odbieganie od tematu rekrutacji. List motywacyjny to nie interesujący artykuł czy nowela czytana dla przyjemności, tylko przekaz niosący konkretne informacje. Styl wypowiedzi jest ważny i świadczy o autorze.

Napisanie dobrego listu motywacyjnego nie jest łatwe i często stanowi problem. Internet może być pomocny, ponieważ znajdziemy w nim masę podpowiedzi i „gotowców”. Jednak ta druga opcja, często nadużywana przez osoby poszukujące pracy, to karygodny błąd. Jeśli przechodzi nam przez głowę myśl, że „i tak nikt tego nie czyta” albo „nikt się przecież nie zorientuje w dużej ilości aplikacji”, to szybciutko wyrzućmy ją ze świadomości! Osoba rekrutująca właściwie natychmiast rozpozna list motywacyjny skopiowany z gotowego szablonu, a to może skutkować przekreśleniem naszych szans na udział w rozmowie kwalifikacyjnej. Lepiej nie wysyłać w ogóle tego pisma, niż narazić się na kompromitację. Chyba, że mamy do czynienia z sytuacją jasno określoną w ogłoszeniu o pracę, że dokument ten jest konieczny. Wtedy należy poświęcić trochę czasu i chęci na stworzenie spersonalizowanego pisma w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy.

Następna istotna rzecz, to sposób przedstawienia swojej osoby. Wiele osób ma kłopot z samooceną i samookreśleniem, przez co uciekają się do prostych i oczywistych przekazów. Piszemy wtedy, że jesteśmy zmotywowani do pracy, chętni do nauki nowych rzeczy i rozwoju, że zależy nam na pracy w danej firmie, itp. I niby wszystko byłoby dobrze, ale gdzie jest odpowiedź na pytanie „Dlaczego?” Dlaczego chcemy pracować właśnie w tej branży? Dlaczego właśnie w tej firmie? Dlaczego chcemy się rozwijać właśnie w tym kierunku? Dlaczego właśnie nasza kandydatura jest odpowiednia? Bez odpowiedzi na te zagadnienia i informacji o nas, naszych zaletach i osobistych sukcesach, list motywacyjny nie będzie miał indywidualnego charakteru i będzie opisywał nikogo konkretnego. Warto jeszcze zaznaczyć, że dokument ten nie może być za długi. Przyjęcie założenia, że krótki list jest oznaką słabego przygotowania jest niepoprawne i prowadzi często do niepotrzebnego rozwlekania jego treści, co zwyczajnie może zirytować rekrutera. Ponieważ ma on obowiązek zapoznania się z całą aplikacją, to czytanie ciągle powtarzających się i/lub mało konkretnych informacji, jest dla niego zwykłą stratą czasu.

I najważniejsze na koniec: ortografia, gramatyka, interpunkcja. Coś czego w żaden sposób nie da się usprawiedliwić, a niestety wciąż się zdarza. Strona językowa jest bardzo ważna, to kolejna cegiełka budująca nasz wizerunek. Na jej podstawie doświadczony specjalista od rekrutacji wyrobi sobie pogląd na temat naszej wiedzy, staranności czy skrupulatności.

• w liście motywacyjnym muszą się znaleźć konkretne dane: imię, nazwisko, dane kontaktowe kandydata, miejscowość i data, odbiorca oraz klauzula o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych,
• dokument ma określony szkielet i formatowanie: wstęp, rozwinięcie i zakończenie, treść powinna zawierać się w 4-5 akapitach zapewniających przejrzystość i ułatwiających czytanie,
• jeśli chcemy wyróżnić się spośród licznych aplikacji napływających do pracodawcy, możemy postawić na oryginalność: wydrukować list na kolorowym papierze (niezbyt jaskrawym i/lub ciemnym) i wysłać razem z CV pocztą lub napisać do w formie artykułu gazetowego czy folderu reklamowego, jednak tutaj trzeba bardzo uważać czy taka forma będzie odpowiednia dla danego stanowiska i pracodawcy.

Wiele firm wymaga listu motywacyjnego, który wraz z CV tworzy komplet dokumentów aplikacyjnych. Daje on nam możliwość zaprezentowania siebie, przekazania pracodawcy informacji, w jakim celu piszemy do niego i co możemy zaoferować. Ważne jest, żeby nie lekceważyć tego dokumentu, tylko przyłożyć się do jego napisania. I nie wierzcie w to, że nikt listów motywacyjnych nie czyta!