Rozliczanie delegacji służbowych dotyczy zarówno wyjazdów służbowych krajowych, jak i zagranicznych. Prawidłowe rozliczenie obydwu rodzajów wyjazdów zależy przede wszystkim od przedstawienia odpowiedniej dokumentacji - faktury i rachunki na wydatki pracownika podczas podróży lub w przypadku braku uzyskania jakichś rachunków, pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Wyjazd w delegację rozpoczyna się poprzez formalne polecenie wyjazdu, najlepiej w formie dokumentu upoważniającego pracownika do wyjazdu i wykonania polecenia poza miejscem pracy.

• termin wyjazdu (wyznaczona data i godzina wyjazdu),
• miejscowość, do której pracownik jest delegowany,
• czas, przez który ma trwać delegacja (liczba dni lub spodziewana końcowa data powrotu),
• środek transportu, którym pracownik ma prawo udać się na delegację,
• termin rozliczenia się – zgodnie z prawem wynosi 14 dni lub krócej (umownie).

• dieta delegacyjna,
• koszty przejazdów w delegacji,
• koszty noclegów w delegacji.

Od 2003 roku dieta wynosiła 23zł za dobę podróży. Zgodnie z nowym rozporządzeniem podpisanym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, którego zasady wejdą w życie z dniem 1 marca 2013 roku, wysokość diety podróży służbowej odbywanej w kraju, wynosić będzie 30zł za dobę podróży. Za podróż jednodniową, która trwa od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli 15zł. Przy podróży jednodniowej trwającej ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje w delegacji, gdzie pracownik otrzyma całodniowe wyżywienie. Może zdarzyć się, że pracownik wysyłany w delegację (w celach szkolenia itp.), otrzymuje usługę hotelową ze śniadaniem, a także udział w szkoleniu, w czasie którego serwowany jest obiad, lunch oraz kolacja. W takim przypadku, mimo że faktury mogą nie zawierać wyszczególnionych posiłków, delegacja również nie przysługuje.

Środek transportu, jakim pracownik ma udać się w podróż służbową określa pracodawca. Zwrot wszelkich kosztów przejazdów poniesionych przez pracownika podczas trwania podróży służbowej uwzględnia cenę biletu danego środka transportu razem z opłatami dodatkowymi (np. za bagaż), z uwzględnieniem ewentualnych ulg, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. W miejscowości, w której delegowany pracownik porusza się za pomocą środków komunikacji miejscowej, może on albo brać dokumenty księgowe bezpośrednio na pracodawcę, albo też rozliczać się w ramach ryczałtu – 20% diety, czyli 6zł za każdą dobę pobytu w delegacji. Jeżeli to pracodawca płaci za środki transportu, ryczałt dodatkowo nie przysługuje.

Pracownik może złożyć wniosek do pracodawcy o możliwość odbycia podróży samochodem osobowym. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, rozliczany na drodze ewidencji przebiegu danego pojazdu (suma zwrotu jest tutaj kwotą wynikającą z pomnożenia liczby przejechanych przez pracownika kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu) lub w oparciu o faktury za zużyte paliwo. Najkorzystniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy i pracowników jest ustalenie stawki za jeden kilometr.

Zwrot kosztów za nocleg podczas podróży służbowej pracownik może otrzymać tylko w przypadku, potwierdzenia go fakturą lub rachunkiem z miejsca pobytu. Bardzo istotny jest jednak fakt, aby taki rachunek mieścił się w granicach limitu ustalonego w przepisach danego przedsiębiorstwa. W razie jego przekroczenia, zwrot kosztów rachunku za nocleg pracownika będzie możliwy jedynie w uzasadnionych przypadkach. Jeżeli pracownik nie posiada rachunku potwierdzającego pobyt w hotelu otrzymuje ryczałtową kwotę 150% diety, czyli 45zł. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeśli nocleg trwał co najmniej 6 godzin (pomiędzy godziną 21-7). Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu. Jeśli zdaniem pracodawcy, pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu zwrot kosztów noclegu również nie obowiązuje.

Pojęcie delegacji/podróży służbowej związane jest z umową o pracę, dlatego nie można mówić o delegacji na podstawie umów cywilnoprawnych (takich jak umowa zlecenia, o dzieło lub o świadczenie usług). Jeżeli chodzi o wyjazdy, które odbywają się w celu wykonania zlecenia, to muszą wynikać z zakresu lub rodzaju wykonywanych w ramach zlecenia czynności. W przypadku, kiedy wykonywanie umów cywilnoprawnych wiąże się z koniecznością wyjazdów do innych miejscowości, (może to wynikać z samej istoty zobowiązania powstałego w wyniku zawarcia umowy), to koszty tych wyjazdów mogą być pokrywane przez osobę wykonującą pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (wliczone będą do jej wynagrodzenia) lub mogą być wyodrębnione i zwracane przez drugą stronę.