Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

W przypadku, jeśli pracownik pozostaje zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy, które obejmuje zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów wymienionych powyżej, zawartych w okresie 24 miesięcy, licząc od zawarcia pierwszej z tych umów. Pracownik może również w każdej chwili zażądać wydania świadectwa pracy, dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów oraz świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę.

Jeżeli pracodawca postanawia zatrudnić pracownika na umowę na czas nieokreślony, który wcześniej był u niego zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, musi on wydać takiemu pracownikowi świadectwo pracy za wcześniejsze umowy terminowe. Elementy, które powinny znaleźć się w świadectwie pracy:

• okres oraz rodzaj wykonywanej pracy,
• zajmowane stanowiska,
• tryb rozwiązania lub okoliczności (przyczyna) wygaśnięcia stosunku pracy (jeśli pracownik zostanie zwolniony, np. dyscyplinarnie lub z powodu likwidacji stanowiska pracy, taka informacja pojawi się w świadectwie pracy),
• wymiar czasu pracy pracownika,
• wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego, jaki pracownik wykorzystał w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• informacje o wykorzystaniu dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia/świadczenia oraz dotyczące wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• informacje o okresie korzystania z urlopu bezpłatnego i prawnej podstawy jego udzielenia,
• liczba dni w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas jego niezdolności do pracy (wskutek choroby, wypadku w drodze do lub z pracy),
• informacje o wykorzystaniu w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy w związku z wychowywaniem dziecka do lat 14 (przewidziane w art. 188 KP),
• okres odbytej czynnej służby wojskowej bądź jej zastępczych form,
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresy nieskładkowe, które przypadały w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• okres, za który przysługuje pracownikowi odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy lub z innych przyczyn, które nie dotyczą pracownika).

Przy rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.

Świadectwo pracy wydawane jest przez pracodawcę bezpośrednio pracownikowi lub osobie, która jest do tego upoważniona przez pracownika na piśmie. W przypadku, kiedy wydanie świadectwa pracy nie jest możliwe bezpośrednio, pracodawca przesyła świadectwo pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem poczty lub doręcza je w inny sposób, w terminie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wygaśnięcia/rozwiązania stosunku pracy.

W ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie uwzględnienia przez pracodawcę otrzymanego wniosku, wydaje on pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Jeśli wniosek został rozpatrzony negatywnie, to w takim samym terminie pracodawca zobowiązany jest do powiadomienia o tym pracownika na piśmie.

Pracodawca, który nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, a tym samym naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą w postaci karze grzywny. Natomiast pracownik powinien udowodnić, że poniósł szkodę z powodu niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy.