Ludzie nieustająco się oceniają, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. W szczególny sposób dotyczy to osób pracujących, ponieważ ocenianie może pełnić rolę motywacyjną jak i komunikacyjną. Rzetelnie przeprowadzona ocena okresowa, i co ważne odbywająca się regularnie, jest źródłem wielu cennych informacji o pracownikach, stanowiskach pracy i ich wzajemnych relacjach.

Ocena okresowa to termin odnoszący się do procesu regularnej oceny wyników pracy, kompetencji i kontroli dopasowania kandydata do stanowiska. Służy podnoszeniu poziomu wykonywania zadań, jak najlepszemu osiąganiu celów krótko i długoterminowych, ale również badaniu potencjału zawodowego pracowników.

Jedną z podstawowych kwestii procesu oceny pracowników jest określenie celów tego przedsięwzięcia. Na wstępie warto zadać sobie pytanie: „Czemu służy ocena pracy?”

• podniesienie poziomu wykonywanej pracy – aby pracownik mógł dobrze wykonywać powierzone obowiązki, powinien znać swoje dotychczasowe wyniki, co pozwoli mu na zwiększenie efektywności;
• podejmowanie decyzji dotyczących nagród – trudno sprawiedliwie rozdzielić nagrody wśród pracowników bez rzetelnej oceny ich pracy;
• motywowanie pracowników – w procesie oceniania wyznacza się pewne cele, co może skłonić do lepszego niż dotychczas wykonywania obowiązków, starania się o nagrody i docenienie przez przełożonych oraz współpracowników;
• rozwój pracowników – proces oceny, to doskonała okazja do poznania potencjału pracownika;
• formalny zapis niezadowalającego poziomu wykonania pracy, często stanowi przesłankę do rozstania się z pracownikiem.

Kolejny krok to wybranie metody zbierania materiałów na temat pracownika. Można je podzielić na cztery następujące wymiary:

1. kontekst oceny kompetencji
2. źródła oceny kompetencji
3. źródło kryteriów oceny kompetencji
4. sposób nadawania wartości kompetencjom.

• klasyczna ocena okresowa - o charakterze retrospekcyjnym, obejmująca obserwacje poczynione w przeszłości),
• obserwacja uczestnicząca - ocena dokonywana w trakcie konkretnej sytuacji, w której pracownik wykonuje swoje typowe obowiązki,
• ocena sytuacyjna - np. Development Center – szacowanie pewnych stałych i/lub przyszłych wartości, na podstawie bieżących obserwacji, w sytuacji specjalnie do tego celu zaaranżowanej.

Źródła oceny, czyli kto ocenia kompetencje. Najczęściej to sam przełożony, zwierzchnik oraz pracownik (ocena połączona z samooceną), różni uczestnicy życia zawodowego w ramach organizacji (tzw. ocena 360⁰ - w skład, której wchodzi samoocena, ocena przez zwierzchników, współpracowników stałych i czasowych oraz przez podwładnych), a także współpracownicy i osoby spoza firmy (np. klienci, kontrahenci, partnerzy).

Źródła kryteriów oceny dzielą się na:

• samodzielne - metoda pozwalająca ocenić człowieka w pełnym zakresie zdefiniowanych kryteriów opracowanych przez powołaną do tego grupę osób,
• niesamodzielne, porównawcze - ocena każdej osoby w procesie porównania z każdą inną należącą do określonej grupy.

Sposoby nadawania wartości kompetencjom dzielą się na:

• ocenę wartościująca (związana ze stosowaniem poziomów natężeń kompetencji),
• obserwacyjną (polegającą na przypisywaniu ocenianemu pracownikowi obserwowanych u niego zachowań, które przekładają się na informację o natężeniu / stopniu kompetencji).

W każdym jednak procesie oceny mogą zdarzyć się błędy. Często dotyczą one psychologicznych aspektów oceniania. Najczęściej wymieniane, to:

• Heurystyki – uproszczone procedury wnioskowania, pomagające ludziom wydawać sądy, rozwiązywać problemy czy podejmować decyzje, „metoda na skróty”, która często pozwala na poprawne wnioski, ale może też być zawodna i prowadzić do błędów – wymienia się tu takie zagadnienia, jak uogólnianie, stereotypy, czy ukryte teorie osobowości (błędne przekonanie, że istnieją pewne cechy osobowości występujące zawsze razem);
• Efekt „halo” – skłonność do formułowania oceny danej osoby pod wpływem ogólnego wrażenia jakie wywarła na oceniającym, może być pozytywna lub negatywna;
• Asymetria pozytywno-negatywna – zjawisko niejednakowego traktowania danych pozytywnych i negatywnych w procesie oceny, zazwyczaj pojawia się skłonność do jednej lub drugiej właściwości, ale może również wystąpić zjawisko przyznawania wszystkim oceny „przeciętnej” lub „zadowalającej”;
• Atrybucje – odnoszą się do tego, jak ludzie wyjaśniają przyczyny swojego, bądź cudzego zachowania, czy są one wynikiem cech osobowości lub intencji (wewnętrzna) czy sytuacji (zewnętrzna), może sukcesy zleżą od nas samych, a porażki od czynników zewnętrznych lub innych osób (egocentryczna);
• Kolejność otrzymywanych informacji – „efekt pierwszeństwa” powoduje, że informacje wcześniejsze mają większy wpływ na spostrzeganie i ocenę jednostki („pierwsze wrażenie”), jego przeciwieństwem jest „efekt świeżości”, który powoduje, że oceniamy osobę na podstawie ostatnio zapamiętanych wyników pracy. Aby uniknąć jak największej liczby błędów, należy zadbać o solidne opracowanie systemu ocen i porządne przygotowanie kadry menadżerskiej do jego stosowania.

Ważnym aspektem procesu oceny jest informacja zwrotna. Zapewnia ona możliwość przedyskutowania ocenianego okresu, podania uzasadnienia takiej, a nie innej oceny, a także ustaleniu wymagań i oczekiwań na kolejny oceniany czas. Umożliwia także wyznaczenie obszarów wymagających poprawy lub określenie potencjału wartego inwestycji w rozwój.

Dokonywanie okresowych ocen ma duże znaczenie dla organizacji. Pozwala na zebranie danych o posiadanych zasobach ludzkich.. Pomaga w tworzeniu indywidualnych programów rozwoju osób zatrudnionych, określeniu ścieżek kariery i możliwości awansu, ale także rozplanowaniu systemów nagradzania i karania.