Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane przez pracodawcę zgodnie z planem urlopów, który ustala on na podstawie wniosków urlopowych pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak nie każdy pracodawca zobowiązany jest do tworzenia planu urlopów. W przypadku, kiedy w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa lub wyraziła ona na to zgodę, plan urlopów nie musi być ustalany. Wówczas pracodawca wyznacza termin udzielenia urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Urlopy wypoczynkowe udzielane zgodnie z planem, powinny gwarantować równomierne wykorzystywanie urlopów przez pracowników i umożliwić im wcześniejsze zaplanowanie wypoczynku. Musi być także zachowany normalny rytm pracy zakładu stosownie do liczby pracowników pozostających do jego dyspozycji w danym okresie.

W ustalanym na przyszły rok planie urlopów nie uwzględnia się urlopów na żądanie, ponieważ o terminie tego rodzaju urlopu decyduje jednostronnie pracownik. W planie należy natomiast uwzględnić urlopy dla pracowników, dla których obecna praca jest ich pierwszą - mimo, że prawo do urlopu wypoczynkowego nabywają dopiero z upływem kolejnych miesięcy. W przypadku, kiedy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy terminowej, to w planie urlop uwzględnia się w wymiarze, jaki przysługuje mu za dany rok kalendarzowy, proporcjonalnie do trwania umowy terminowej.

Plan urlopów musi także uwzględnić kończące się urlopy pracowników, inne niż wypoczynkowe, takie jak urlop wychowawczy lub urlop bezpłatny. Natomiast nie uwzględnia się w planie urlopu, który będzie przysługiwał pracownikowi przez okres całego roku, np. urlopu wychowawczego.

Kwestia terminu sporządzenia planu urlopów, nie jest uregulowana prawnie. Powinien być on jednak sporządzony przed rozpoczęciem okresu, na który jest ustalany. Okres, na jaki powinien być ustalany, również nie jest odgórnie narzucone. Wydaje się jednak, że aby spełniał swoja rolę, najkorzystniej jest sporządzić plany kwartalne lub półroczne.

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie normalnego toku pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest przesunięcie planowanego termin urlopu, jeżeli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających jego nieobecność w pracy. W szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego.

Regulacje prawa urlopowego nie określają wzoru planu urlopów. Może być on sporządzony w dowolnej formie, w razie wątpliwości na rynku dostępne są gotowe wzory druków. Plan urlopów podawany jest do wiadomości pracowników w sposób, jaki jest przyjęty u pracodawcy. Może być np. umieszczony na tablicy ogłoszeń, za pomocą poczty elektronicznej lub podany każdemu pracownikowi z osobna.

Plan urlopów znacznie ułatwia organizację pracy, dlatego nawet jeśli nie ma takiego obowiązku, dobrze jest go sporządzić.