Obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z Kodeksu pracy, jest gromadzenie oraz przechowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracowników, w warunkach nie zagrażających ich zniszczeniu i uszkodzeniu. Zasady prowadzenia przez pracodawców dokumentacji, w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. W przepisach tego rozporządzenia określone jest także, jakie dokumenty kadrowo-płacowe podlegają obowiązkowemu przechowaniu. Są to w szczególności:

• akta zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (m.in. kwestionariusz osoby, orzeczenie lekarskie),
• dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (m.in. dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, karta ewidencji czasu pracy, imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę – lista płac, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę, bądź zmiana tychże warunków w innym trybie, kartoteki związane z chorobami zawodowymi i wypadkami przy pracy, inne świadczenia związane z pracą),
• dokumentacja dotycząca ustania stosunku pracy (oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy).

Jeżeli chodzi o długość przechowywania dokumentów, to według przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest to 50 lat liczone dla dokumentacji osobowej od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej – od dnia wytworzenia. Z przepisu ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wynika (art. 125a ust. 4), że pracodawca, czyli płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Istnieją także dokumenty, które znajdują odzwierciedlenie w karcie ewidencji czasu pracy, ale nie stanowią części akt pracownika. Są to na przykład listy obecności, harmonogramy pracy, czy wnioski urlopowe. Mogę one mieć znaczenie w razie ewentualnych sporów sądowych, więc mimo, że nie ma obowiązku ich przechowywania, wskazane byłoby przechowywanie ich przez okres 3 lat. W świetle Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Pracodawca zobowiązany jest do końca lutego każdego roku, przesłać swoim pracownikom dokument PIT-11, zawierający informacje o ich zarobkach, składkach oraz zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok. Przepisy nie regulują obowiązku przechowywanie kopii tego dokumentu w aktach osobowych. Jednak z racji tego, że zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, należałoby dla celów dowodowych dokumenty te przechowywać do końca okresu przedawnienia, czyli właśnie 5 lat.