Jedną z form realizacji działalności socjalnej, będącej obowiązkiem pracodawcy, jest prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Do tworzenia funduszu zobligowani są:

• pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego,
• jednostki sektora finansów publicznych, które działają w oparciu o ustawę o finansach publicznych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników – przykładowo: służba zdrowia, oświata i szkolnictwo wyższe, sektor administracji publicznej.

Nawet jeśli pracodawcy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, mogą oni odstąpić od tworzenia funduszu. Warunkiem jest postanowienie wydane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pozostali pracodawcy mogą dobrowolnie tworzyć fundusz bądź wypłacać świadczenia urlopowe.

Środki z ZFŚS przeznaczane na działalność socjalną obejmują usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,
• udzielania pomocy materialnej zarówno finansowej, jak i rzeczowej,
• zróżnicowanych form wypoczynku krajowego,
• zwrotnej (lub bezzwrotnej) pomocy na cele mieszkaniowe.

Regulamin ZFŚS, zawierający jego warunki i zasady korzystania, ustalany jest przez pracodawcę oraz związki zawodowe lub pracownika reprezentującego interesantów. W regulaminie powinny być uwzględnione potrzeby socjalne pracowników, a także finansowe możliwości funduszu.

Fundusz tworzony jest z corocznego odpisu naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Jego wysokość mogą ustalać układy zbiorowe pracy lub regulamin wynagradzania. Środkami funduszu, które gromadzone są na oddzielnym rachunku bankowym, administruje pracodawca. Jednak nie jest on ich dysponentem.

W przypadku, kiedy pracodawca postanowił o wypłacaniu corocznych świadczeń urlopowych zamiast utworzenia funduszu, pracownikom przysługuje roszczenie o wypłatę świadczenia urlopowego. Natomiast pracownicy nie mogą wystąpić z indywidualnymi roszczeniami o wypłatę świadczenia z ZFŚS. Prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z ustalonymi przepisami, przysługuje związkom zawodowym.

Świadczenia urlopowe, nie są uzależnione od stażu pracy, okresu zatrudnienia, sytuacji życiowej, rodzinnej bądź materialnej pracownika. Nie ma również obowiązku składania żadnego wniosku z prośbą o jego otrzymanie. Jedynym warunkiem otrzymania świadczenia urlopowego jest skorzystanie pracownika z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni w ciągu roku. Do świadczenia pracownik ma prawo wyłącznie raz w roku.