Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej wiąże się przede wszystkim z dostosowaniem miejsca pracy do potrzeb pracownika oraz z uwzględnieniem uprawnień, jakie mu przysługują. Koszty poniesione w tym celu są jednak rekompensowane poprzez dofinansowania i refundacje przyznawane przez PFRON – Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Status prawny osoby niepełnosprawnej jako pracownika, prócz podstawowych w tym zakresie przepisów prawa pracy, reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zarówno od strony pracownika, jak i pracodawcy istnieją różnego rodzaju uprawnienia, z jakich mogą korzystać.

Zgodnie z Kodeksem pracy, przy co najmniej 6-godzinnym dobowym wymiarze czasu pracy, pracownik ma prawo do przerwy trwającej nie mniej niż 15 minut, wliczanej do czasu pracy. Pracownik niepełnosprawny, uprawniony jest do dodatkowej przerwy w pracy, wynoszącej 15 minut (wliczanej do czasu pracy), którą może wykorzystać na wypoczynek bądź gimnastykę usprawniającą. Zakazane jest również zatrudnianie osób niepełnosprawnych w porze nocnej i godzinach nadliczbowych. Zakazu nie stosuje się jednak w przypadkach osób zatrudnionych przy pilnowaniu i ochronie mienia, a także jeśli na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz wyrazi na to zgodę.

Pracownikom niepełnosprawnym przysługuje także prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Jest on udzielany na takiej samej zasadzie jak zwykły urlop wypoczynkowy. Osoby niepełnosprawne mogą dodatkowo korzystać ze zwolnienia z pracy w wymiarze do 21 dni roboczych, w celu wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, zachowując przy tym prawo do wynagrodzenia. Raz w roku pracownik może wykorzystać ten czas na wyjazd na turnus rehabilitacyjny. Z prawa do zwolnienia można też skorzystać w celu uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego lub jego naprawy, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy. Wynagrodzenie za zwolnienie jest obliczane jako ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Należy pamiętać, że wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego i zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym nie może przekraczać 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Konieczne mogą okazać się również tzw. usprawnienia racjonalne, które polegają na przeprowadzeniu niezbędnych zmian bądź dostosowań do szczególnych potrzeb, wynikających z niepełnosprawności danego pracownika. Takie zmiany mogą dotyczyć przystosowania pomieszczeń, zakupu odpowiedniego wyposażenia, a także ustalenia odpowiedniego czasu pracy i podziału zadań. Należy pamiętać, że każdego rodzaju potrzeby muszą być zgłoszone pracodawcy.

Każdy zakład pracy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), jest zobowiązany do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON. Wpłaty na Fundusz nie dotyczą pracodawców, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%. Jeżeli pracownik niepełnosprawny został ujęty w ewidencji prowadzonej przez PFRON, pracodawcy przysługuje miesięczne dofinansowanie z Funduszu do wynagrodzenia tego pracownika. Wysokość dofinansowania uzależniona jest od typu pracodawcy, stopnia oraz rodzaju niepełnosprawności zatrudnionych osób.

Pracodawca może otrzymać zwrot kosztów ze środków PFRON, jakie poniósł na przystosowanie stanowiska pracy przy zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej, jeśli zatrudni tę osobę przez okres co najmniej 36 miesięcy. Koszty mogą dotyczyć adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, nabycia lub adaptacji urządzeń, które mają na celu ułatwienie osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy, zakupu oraz autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych, a także rozpoznania przez służby medycyny pracy tychże potrzeb. Zwrotu kosztów dokonuje starosta na podstawie umowy cywilnoprawnej, określającej obowiązki stron ją zawierających, czyli starosty i pracodawcy.

Pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne może zorganizować dla nich szkolenie i uzyskać refundację kosztów poniesionych na ten cel ze środków PFRON. Kwota zwrócona przez Fundusz może wynieść nawet do 80% poniesionych wydatków, ale nie więcej niż dwukrotność średniej krajowej za poprzedni kwartał. Dodatkowo, zwrot kosztów otrzymuje pracodawca zatrudniający osoby, których obowiązkiem jest pomaganie osobie o ograniczonej sprawności. Jest to na przykład pomoc w wykonywaniu czynności niemożliwych i trudnych do samodzielnego wykonywania przez osobę niepełnosprawną.

Niestety sytuacja osób niepełnosprawnych na rynku pracy jest trudna. Zaledwie 22% osób niepełnosprawnych w wieku produktywnym jest aktywnych zawodowo. Od strony pracodawców, największą aktywność na rynku pracy osób niepełnosprawnych wykazują duże firmy. Większość małych firmy, czyli zatrudniających poniżej 50 pracowników, nie zatrudnia osób niepełnosprawnych i płaci składki na PFRON. Przeszkoda, na jaką napotykają pracodawcy ma przede wszystkim charakter ekonomiczny. Duże firmy mają mniejsze trudności z przystosowaniem miejsc pracy dla niepełnosprawnych, dostosowaniem dla nich pomieszczeń zakładowych, poradzeniem sobie z odpowiednimi formalnościami oraz z wykorzystaniem systemu pomocy, przygotowanym dla pracodawców osób niepełnosprawnych. Istotną rzeczą są również służby pracownicze dużych zakładów, które dysponują większą wiedzą o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.